Författarens Blogg Om Ekonomi Och Business

Mötesplanering - Organisationskonventioner och konferenser


  • 01

    Tips: Inför nya nya tekniker i händelser

    Fogskärm av MPI-logotypen

    Evenemangsplaneringstips från bakom evenemanget vid MPI WEC 2008

    Mötes- och evenemangsplanerare söker alltid efter nya tips för planering av evenemang, om det ska användas för sitt nästa möte eller helt enkelt veta vad andra gör så att de kan validera några av sina tillvägagångssätt.

    Det beror på att mötes- och evenemangsplanerare anordnar många möten, och årskonferensen eller kongressen är ett utmärkt program som också kräver många mötesplaneringsidéer.

    Med tanke på detta förefaller det lämpligt att se över några av planeringsidéerna för mötesplanering och evenemangsplanering som används av en av branschens ledande föreningar: Meeting Professionals International (MPI) organiserar många konventioner under hela året. Följande eventplaneringstips bygger på MPI World Education Congress som hölls i Las Vegas, augusti 2008.

    Vid planering av en konferens anser mötesplanerare hur man införlivar en rad nya nya teknologier för programmet. MPI använde en dimskärm.

    De föreställda möjligheterna till dimskärmsteknik, en framväxande ny teknik, inkluderar projicering av företagslogotyper, meddelanden och andra bilder. Händelse- och mötesplanerare bör veta om framtida teknologier och hur / när de ska användas i olika program.

    Som en del av MPI WEC, 2008 öppnade receptionen sponsrad av möten av Harrahs på Caesar's Palace, Las Vegas, deltagarna gick igenom en dimma-skärm av MPI-logotypen när de kom in i receptionens cocktailmottagning. Caesars palats mål var att visa hur de kan förändra miljön i ett statiskt rum, förklarade Reina Herschdorfer, verkställande direktör för catering / konventioner och evenemang för Caesars palats.

    Fogscreen-teknik är en framväxande teknik som är torr, så deltagare och gäst kommer inte att gå igenom dimma och bli våta.

  • 02

    Tips: Checklista för evenemangsplanering för att inkludera möten före möten av alla parter

    Kockchef och lag på Caesars för MPI WEC 2008

    Platser har sin händelseplaneringschecklista för att säkerställa smidiga aktiviteter för speciella evenemang och möten före genomförandet av ett program.

    Som en del av tävlingsplanen för planering av evenemang håller evenemangs- och mötesplanerare ett slutligt möte med konferensledare, inklusive cateringtjänster. Det är en tid då evenemangsplanerare ser produktions- och installationsframsteg, mat och dryck och gör förfrågningar om eventuella ändringar före evenemanget.

    Lokalen själv äger också möten med sin personal och individer som är ansvariga för genomförandet av evenemanget. Verkställande kocken på Ceasars palats, Las Vegas, höll sitt möte med kockar som var ansvariga för cateringtjänsterna vid MPI WEC 2008 öppnings receptionen.

    Fyra stationer upprättades för att servera sex olika heta objekt, och en isskulpturbetjäningsbar satt upp för att servera sju olika typer av sushi.

  • 03

    Tips: Konventionen Cocktailreceptioner bör wow sinnena

    MPI WEC 2008 Välkommen mottagning på Ceasars Las Vegas

    Det är viktigt för evenemangsplanerare att skapa speciella evenemang - inklusive cocktailmottagningar - som innehåller element som involverar de fem sinnena.

    Cocktailmottagningen på Caesar's Palace, Las Vegas, förvandlade en balsal till ett utrymme som morphed hela kvällen. Med en budget på 2 miljoner dollar arbetade planerare på Caesars och möten av Harrahs, Las Vegas, med produktion, design, cateringexperter och andra för att visa sin förmåga att förändra vilken miljö som helst.

    "Vi hade 180 minuter bilder och musik som ändrade var tredje eller fyra minuter", säger Reina Herschdorfer, verkställande direktör för catering / kongresser och evenemang för Caesars palats. Hon gjorde också elementen i rummet interaktiva med bilderna på skärmen. När rosenblad var på skärmen fyllde rosenblad också rummet. Det var också fallet med användning av andra speciella händelseelement, såsom bubblor. Det förstärkte tanken på hur naturen och abstrakten arbetar tillsammans för att skapa en psykedelisk effekt (en av Herschdorfers mål).

    Herschdorfer betonade också Caesars avsikt att visa upp mat som ett händelseelement. "Mat är konst. Det handlar om kockarna och skönheten i maten", tillade hon.

  • 04

    Tips: Gör deltagare och gäster känna sig unika och speciella vid ankomst

    Mötesplanering - Organisationskonventioner och konferenser: organisationskonventioner

    En röd mattan linje är ett utmärkt sätt att få deltagarna att känna sig unika och speciella när de kommer till möten och andra speciella evenemang.

    En röd mattan linje skapades av ledningen och personalen på Mandalay Bay, Las Vegas, för att välkomna deltagare när de närmade sig öppningsöversikten.

    Det var uppenbart att den timme långa cheering sessionen uppskattades av deltagare. Och för att skapa ett element som glatt överraskar evenemangsplanerare är ett uttalande i sig.

    Att skapa en röd matta linje är lättare än de flesta tror. Det handlar helt enkelt om att ha tillräckligt med individer som är anslutna till evenemanget att vara tillgängliga under den tid då gästerna anländer. Mandalay Bay enkelt ringde ut till olika avdelningar via e-post och personal var glada att delta.

  • 05

    Tips: Organisationsledare Ställ in scenen för mötesagendan vid öppningsanmärkningar

    Bruce MacMillan, VD och VD för MPI vid WEC 2008

    För att sparka fram konventioner förväntas ledarna lämna ett meddelande om händelsens mötesagenda vid öppnandet av anmärkningar under den första allmänna sessionen.

    Vid upprättandet av mötesagendan för en kongress eller konferens måste evenemangs- och mötesplanerare använda den allmänna öppningsöppningen för att ledarna ska förstärka programmets objektiva och viktiga budskap.

    För MPI WEC 2008 som hölls i Mandalay Bay i Las Vegas i augusti 2008 framhöll MacMillan kongressens betoning på professionell kunskap, användningen av teknik för att berika möten (ersätt inte det) och hans uppfattning att industrins framtid fortsätter att växa.

    Det är viktigt att se till att meddelandet är lämpligt för dem som deltar i evenemanget och att det riktar sig till intressen hos dem som deltar - inklusive var de bor. Mer än 4500 deltog i MPI WEC, den största närvaro i MPIs historia. MacMillan refererade MPI: s globala initiativ och gav exempel på globala trender.

  • 06

    Tips: Styrelseledamöter bör markera prestationer i öppnings sessioner

    MPI ordförande Angie Pfeiffer

    För årliga kongresser och kongresser är det viktigt att styrelseledamöterna lyfter fram tidigare prestationer och mål.

    Organisation ledarskap förväntas markera tidigare prestationer som de satte scenen för det kommande året. Angie Pfieffer, 2007-2008 ordförande för MPI, lyfte fram strategiska imperativ som inrättades för MPI under hennes uppdrag.

    MPI omdefinierade sina strategiska krav för mötesindustrin under föregående år och Pfeiffer framhöll följande:

    • Utveckla till ett globalt samhälle
    • Reimagine affärsrelationer med kapitel
    • Förhöj medlemskonferensen och erfarenheten
    • Bygg en bra organisation

    Genom att presentera organisationens prestationer ger det medlemmar och andra intressenter möjlighet att förstå viktiga initiativ och mål. Det är relevant i alla branscher och möten.

  • 07

    Tips: Inkorporera delar av företagsunderhållning i konventagendan

    Larry Luteran och Nathan Burton vid MPI WEC 2008

    Det är viktigt att möta planerare för att införliva företagsunderhållning i konventets agenda - det här hjälper till att bryta upp formella presentationer.

    När man planerar en konvention är det viktigt att integrera delar av lokalsamhället i temat när det är möjligt. Eftersom kongressen var i Las Vegas hade arrangörer bakom MPI WEC 2008 ett komplett utbud av alternativ.

    Öppettiderna var planerade i två timmar, för att hjälpa till att bryta upp formalen av presentationer, var lokala teman och underhållning införlivad i dagordningen.

    Las Vegas Trollkarl Nathan Burton underhöll deltagare och avslutade företagets underhållning genom att ha 2008-2009 ordförande Larry Luteran magiskt framträda framför publiken för hans presentation.

  • 08

    Tips: Att öppna allmänna sessioner borde lämna deltagare energi

    Drum Cafe, MPI WEC 2008

    En effektiv öppningssession bör innehålla en mängd olika högtalare och underhållning för att hålla deltagarnas uppmärksamhet, särskilt för längre sessioner.

    Avslutande anmärkningar till öppningssessionen följdes av en prestation av Drum Cafe, känd för att tillhandahålla teambuilding och interaktiv drummingunderhållning.

    Drum Cafe använder afrikanska trummor och slagverk för att stimulera publiken. Och även om MPI införlivade sin prestation, innehåller vissa evenemangsplanerare denna typ av prestanda som praktisk erfarenhet för grupper (vilket ger deltagare sina trummor).

    Drum Cafe utspelades i mer än en timme, medan vissa människor stannade för att lyssna och andra hörde energin från det allmänna mötesrummet när de passerade dörrarna genom huvudgatan.

  • 09

    Tips: Varje konvention innehåller en expo med Trade Show Booths

    WEC MPI 2008 Utställning

    Nästan varje kongress eller kongress innehåller en mässa eller utställningshall som en del av dagordningen.

    Expo ger möjlighet till leverantörer och sponsorer från industrin att träffas med konferensdeltagare.

    Traditionella expos kan ses mer som en "marknadsplats" om konventioner och konferenser begränsar timmarna när en utställningshall är öppen - och undviker schemaläggning av pedagogiska sessioner under denna tid - så att utställare kan maximera sin tid med viktiga deltagare.

    En expo kommer att bidra till att täcka kostnaden för den övergripande konventet och ge rörelseintäkter för föreningsarrangörer.

  • 10

    Tips: Bestäm professionella utvecklingsämnen efter skicklighet och målgruppsnivå

    MPI WEC 2008 Andrea

    Konferens arrangörer bestämmer seminarium ämnen för professionell utveckling som överväger deltagande kompetensnivå och utvecklingsintressen.

    MPI bestämde seminarieämnen på publiknivå, inklusive nybörjare, mellanliggande och avancerade. Sedan anordnade MPI breakout-sessioner i 13 kompetensfamiljer för att hjälpa deltagare att optimera sin pedagogiska erfarenhet:

    • Analys-process beslut
    • Företagsledning
    • Kommunikation
    • Utbildning och innehållsutveckling
    • Finanshantering
    • Interpersonella relationer / relationer
    • Internationella relationer
    • marknadsföring
    • Möteshantering
    • Personalledning
    • Projektledning / arbetsplanering
    • Strategi
    • Teknologi

    MPI gav deltagare möjlighet att schemalägga sessioner online, kategorisera sessioner av skicklighetsfamiljer och publiknivåer.

  • 11

    Tips: Fondinsatser bör utvecklas kring årliga möten

    Rendezvous Fundraising Event

    Mötes- och evenemangsplanerare bör skapa insamlingshändelser som en del av en årlig konferens eller kongress för att maximera insamlingsvärdet.

    Kanske är det bästa sättet att driva en insamlingsbas för att hålla en särskild insamlingshändelse under årskongressen eller kongressen. När allt kommer omkring är det dags när folk har ämnen och problem med insamlingen orsakad av tankarna.

    För MPI WEC 2008 omfattade insamlingshändelsen idén en kväll med mat, drycker och levande musik på House of Blues i Mandalay Bay, Las Vegas. Evenemanget inkluderade även Detroit Metro Convention och Visitors Bureau som titelsponsor, liksom flera andra bidragande sponsorer för att hjälpa till med att underteckna kostnader.

    Förskottsbiljettpriserna fastställdes till $ 110 (USD), och biljetter på plats var $ 125 (USD). Mer än 1000 deltagare gick med i evenemanget - cirka 25% av alla deltagare.

  • 12

    Tips: Diskussioner om affärsrundaunderlägg Erbjudna deltagare Öppna avslutade ämnen

    Cafe konversationer

    Även om kaffekonversationer kan tyckas vara nya för någon i händelseindustrin, framkom dessa diskussioner om konferenser kring konferenser inom högteknologibranschen.

    Cafésamtal är informella rundabordsdiskussioner där ämnen och moderatorer inte är förutbestämda, förklarade Brooke Bode, chef för kunskapshantering för MPI, Dallas. "Det gör att deltagare kan lära av sina kamrater," tillade Bode.

    För MPI WEC 2008 identifierades sex olika rundabordsdiskussionsämnen för kongressdeltagare att anmäla sig och / eller leda verksamhetsplaner, inklusive:

    • Det gröna kaféet (gröna möten)
    • Strategi plats café (mötesformat och strategiska möten)
    • Cafe Futura (framtida trender / teknik)
    • Brokaféet (generations / kulturella skillnader)
    • Cafe Internationale (internationella möten)
    • Cafe potpourri (diverse ämnen)

    Arbetsplatsfacilitet leds av deltagare och erbjuder deltagare ett alternativ till det vanliga formatet för mötes- och seminarier.

  • 13

    Tips: Uppmuntra nästa års konventionsvärd att sponsra vid årets konvent

    MPI WEC 2008 Salt Lake City Luncheon

    Vid planeringen av en konvention är den bästa tiden att säkerställa deltagarnas behållning för framtida konventioner genom att främja det meddelandet under det här året.

    Mötesplanerare förstår vikten av att hålla deltagare och / eller organisationsmedlemmar känner att deras tid används bra genom att delta i en kongress eller kongress. Ett av målen är att se till att deltagarna kommer tillbaka för nästa års konvent.

    MPI WEC 2008-arrangörer gav utmärkt synlighet till Salt Lake City, den utvalda värdstaden för MPI WEC 2009. En sittande lunch serverades på kongressens sista dag, sponsrad av Salt Lake City Convention & Visitors Bureau. Det tillät Salt Lake City turism tjänstemän att markera konkurrenskraftiga styrkor för deras destination samtidigt uppmuntra deltagare att vilja uppleva nästa års händelse.

    Denna typ av kongresssponsor var också värdefull för Salt Lake City eftersom de kunde göra en informell höjd till alla som möter proffs som råkar vara nyckel beslutsfattare vid val av platser och destinationer för många program under hela året.

  • 14

    Tips: Avslutande nattreceptioner bör vara lika minnesvärda som öppna receptioner

    Mandalay Bay Beach Party, MPI WEC 2008

    Konventioner bör innehålla en slutna nattmottagning, vilket ger deltagarna en chans att näta och diskutera ämnen från evenemanget. Välj en rolig händelse.

    Nätverksmöjligheter är lika viktiga som de professionella utbildnings- och utställningsenheterna i en kongress eller kongress. Eftersom de flesta människor tenderar att hoppa över stängningsevenemang är det viktigt att stängningsnattmottagningen ska låta deltagarna känna sig glada och energiska av processen - om du vill att människor ska stanna kvar för det.

    Händelse- och mötesplanerare bör identifiera en händelse eller ett tema som är relaterat till destinationen och platsen där händelsen hålls. MPI WEC 2008 höll sin kvällsmottagning på The Beach i Mandalay Bay, Las Vegas.

    MGM Mirage och Mandalay Bay sponsrade stängningsnattmottagningen för MPI WEC 2008, tillsammans med House of Blues. Händelse- och mötesplanerare bör skapa möjligheter att utnyttja mötes sponsorskap för att hjälpa till att underteckna konventionella speciella evenemang, inklusive slutna nattmottagningar.

  • 15

    Tips: Kreativa idéer kan engagera konferensdeltagare för nya produktlanseringar

    CityCenter Sandcastle

    Nya produktlanseringar händer hela tiden på konventioner. Nyckeln till en framgångsrik produktlansering är att kreativt engagera deltagarnas fantasi.

    Med hundratals utställare och leverantörer som deltar i kongresser och kongresser, använder många detta som ett tillfälle att marknadsföra en ny produktlansering eller introducera deltagare till sina produkter och tjänster.

    MGM Mirage sponsrade stängningsnattmottagningen för MPI WEC 2008 och använde evenemanget som ett tillfälle att visa upp MGM CityCenter Vegas-projektet. MGM CityCenter Vegas skapade med ett avslutande nattmottagningstema kring "beach party" en sandslottreplikat av projektet som planeras öppnas i slutet av 2009.


  • Video Från Författaren:

    Relaterade Artiklar:

    ✔ - Hyresgäster Förbättringar och förbättringar

    ✔ - Allt om kostnadsfria kontrakt

    ✔ - Komplexiteten i parallellimport


    Översättning Dela Detta Med Dina Vänner!