Författarens Blogg Om Ekonomi Och Business

Förbättra processen med RFI (Request for Information)

Underlätta RFI-processen i byggandet


En RFI (begäran om information) är ett viktigt tidigt skede i något byggavtal, och det kan inträffa och flera punkter under processen. Och det kan ta olika former, beroende på vem den RFI är för. En begäran om information mellan en allmänentreprenör och en underleverantör som kommer att utföra arbete kommer till exempel att se annorlunda ut än en mellan GC och en materialleverantör. I grund och botten är RFI en standardform av affärskommunikation som är utformad för att samla in och sända information om möjligheterna hos olika leverantörer av tjänster och material.

Även om det låter enkelt, kan RFI bli komplicerade och förvirrande, särskilt om de är ofullständiga och om kommunikationsmedlen är oklara. Här är några tips för att se till att din RFI-kommunikation går smidigt - om du blir ombedd att få information, eller är den som frågar efter det.

Om du blir uppmanad till information

Begäran om information är ett frekvent inledande skede när det gäller att definiera och genomföra byggnadsarbeten. Ofta är det en fråga om storlek: Större projekt har fler variabler och fler okända som måste lösas eller klargöras innan man begär formella förslag, så en RFI kan hjälpa till. Här är några tips om du får en RFI:

  • Delta i RFI snabbt och med precision. Din svarprocess ska vara snabb nog för att du ska svara utan onödigt dröjsmål. En RFI från en potentiell kund är en chans att du kommer tidigt innan konkurrenterna kan få en fördel. För att göra det måste du vara välorganiserad och flitig när du svarar snabbt och korrekt.
  • Var inte rädd för att minska. Om RFI indikerar arbete som du föredrar att inte utföra, eller det skulle leda till resurskonflikter med andra kunders projekt, kan du höggligt avvisa. Ett negativt men ändamålsenligt svar kan fortfarande ge ett bra intryck och göra det troligt att du kommer att kontaktas igen för framtida arbete.

  • Se till att RFI är tillräckligt detaljerad. Du kan inte svara effektivt om RFI inte ställer de rätta frågorna eller ger tillräckligt med detaljer om jobbet. RFI-filen måste låta dig svara på följande:
    • Kan du tävla? Har du kunskaper och resurser för att ge en bra lösning?
    • Kan du vinna ett sådant projekt? Är du bättre än konkurrenterna för detta byggnadsarbete?
    • Vill du vinna ett sådant projekt? Kontrollera kundens track record för on-time betalning innan du svarar på den här frågan.
    Om RFI inte kan låta dig svara på dessa frågor har du flera alternativ: du kan avböja och driva andra projekt istället. Du kan hjälpa kunden att bättre definiera byggbehov, eller du kan erbjuda betalda konsulttjänster för att hjälpa kunden att sätta ihop en ny RFI. Varje alternativ har sina fördelar och nackdelar - ditt beslut är en personlig baserad på vilken typ av projekt och kund som är involverad.

Om du är den som ber om information

När ett byggprojekt har börjat är det inte ovanligt att en entreprenör eller underentreprenör begär ytterligare information för att säkerställa att arbetet är korrekt. Ett antal villkor kan leda till behovet av en formell RFI:

  • Om det finns behov av att ändra projektspecifikationer-för att ersätta ett byggmaterial för en annan.
  • Om du behöver förtydligande av a särskild uppgift eller hur ett visst material ska användas eller tillverkas.
  • När du löser en "konstruktionsbrist" i vilken del av projektet inte har gjorts enligt projektspecifikationerna.

Börja med att kontrollera om kunden eller den allmänna entreprenören har en vanlig RFI-blankett som de normalt använder. Goda blanketter och mallar hjälper dig att inkludera rätt information som krävs för att få förnuftiga, användbara svar på din RFI. Till exempel kan din nyöppnade RFI ingå i vad som helst för centraliserad programvara som din kund eller GC använder för att hantera RFI.

Granska svaren du mottar som svar på din RFI för att se till att det är både tydligt och realistiskt. Bekräfta eller klargöra eventuella effekter på budgeten och tidsplanen för projektet. Uppdatera din egen projektplanering på lämpligt sätt.

Markera din RFI som stängd eller löst om svaren du får garanterar detta. Men se till att du noggrant kontrollerar RFI för eventuella olösta problem. Och jaga de berörda parterna noggrant när du behöver svar.

Förbättra processen med RFI (Request for Information)

FAQ - 💬

❓ How do you write a RFI request for information?

👉 How to Write an RFI

  1. Draft an overview or statement of need. Outline your goals and objectives, along with some general information about your company. ...
  2. Add context about your organization. ...
  3. Finalize the details. ...
  4. Mention information about the process.

❓ What information should be included in an RFI?

👉 RFI tips

  • Offer background info and an overview of the challenge.
  • Request information in a way that will be easy to compare.
  • Provide a clear format for vendor responses.
  • Ask for general information and avoid being too specific.
  • Be brief and respectful of the supplier's time.

❓ What is a request for information RFI and how is it used?

👉 An RFI (request for information) is a formal process for gathering information from potential suppliers of a good or service. RFIs are intended to be written by customers and sent to potential suppliers.

❓ Is an RFI a legal document?

👉 Oftentimes, request for information is issued to obtain general information from various suppliers before the project starts to find out if there is any supplier who can help in problem solving. An issuance of an RFI does not constitute a legally binding contract.

❓ What are good RFI questions?

👉 RFI questions to ask vendors

  • Background and history.
  • Size of the company and engineering team.
  • Areas of expertise.
  • Organizational structure.
  • What is the vision and goals of your company?
  • What services do you offer?
  • What separates you from other outsourcing vendors?

❓ What is an RFI procedure?

👉 What Is an RFI in Construction? In construction, a request for information (RFI) seeks the clarification of plans, drawings, specifications, and agreements. The construction RFI is a formal written process in which parties, such as the contractor and designer, clarify information gaps in construction documents.

❓ What is an example of when an RFI is necessary?

👉 For example, a general contractor might submit an RFI to a design team seeking clarification on a submission. In another example, the general contractor might submit an RFI to the client seeking clarification on specifications or communicating concerns on behalf of subcontractors.

❓ What is an RFI in healthcare?

👉 This Request for Information (RFI) solicits ideas and information relating to ways in which the U.S. Department of Health and Human Services (HHS) could continue to improve its use of resources and authorities to encourage the development and use of new medical technologies, consistent with the goals of (a) maintaining ...

❓ What happens after RFI?

👉 When a buying organization disseminates a Request for Information (RFI), they are seeking general information about prospective suppliers' capabilities and services/goods. The next phase in the procurement process, involves either a Request for Quotation (RFQ), or a Request for Proposal (RFP).

❓ How do you respond to an RFI?

👉 How to respond to an RFI in 3 steps. With response to RFI, follow the same approach as other questionnaires you respond to on behalf of your organization. Make sure the opportunity is the right fit before you spend time on the RFI response. Comb through the RFI to understand what this organization is looking for.

❓ What is the difference between RFP and RFI?

👉 RFP: What's the difference? A request for information (RFI) is used when the owner wants several contractors to provide potential solutions, while a request for proposal (RFP) is used in a bidding process to solicit offers for a project.

❓ What is an RFI Request?

👉 In essence, the RFI request is a formal request to obtain information from potential suppliers, including comparing multiple offers from different suppliers regarding their products and services. The RFI has to be comprehensive and cover all relevant information in regards to your business’s specific request, to help you make an informed decision.

❓ What is RFI sourcing?

👉 RFI which stands for requests for information is a great way to get information about suppliers, competitors, and even entire market segments early in your project or product development. Our DIY Sourcing Kit makes sourcing simple! Welcome to the ultimate guide on RFI sourcing and procurement.

❓ How to streamline the procurement process with RFI templates?

👉 Luckily, with software like what’s offered at ProcurePort, your team can build RFI templates that streamline the RFI process, and boost your team’s efficiency. Similar to the RFI, the request for proposal can either stem from an RFI, or originate the process. This is dependent entirely on the procurement team and company preference.

❓ What is a request for information?

👉 A request for information is better known by its acronym RFI. It’s a document that a company uses to request information about a product or service from suppliers. This way, the organization can get an idea of possibilities offered by each vendor, compare different providers, and gather information on a market in a more structured way.


Video Från Författaren:

Relaterade Artiklar:

✔ - 5 Viktiga egenskaper hos en stor restaurangägare

✔ - Hur man frågar kunder för feedback

✔ - Marknadsundersökning: Dreaded Chore, ett kraftfullt verktyg


Översättning Dela Detta Med Dina Vänner!