Författarens Blogg Om Ekonomi Och Business

Hur länge förvarar företagsrekord för CRA eller IRS?

Antalet år är olika i Kanada och USA


Fråga: Hur lång tid måste jag behålla mina företagsrekord?

Svar:

För skattemässiga ändamål måste du hålla din inkomstskatt och andra företagsrekord i sex år om Kanada Revenue Agency (CRA) beslutar att granska dina skatteintäkter och / eller granska ditt lilla företag. (Vill du inte ha en CRA-revision? Undvik dessa 10 röda flaggor.) Detta inkluderar dokument i elektronisk eller elektronisk form och bör innehålla all dokumentation för inkomst och fordringar på avdragsgilla utgifter.

För amerikanska intäkter, "spara register för tre år från det datum då du lämnade din ursprungliga retur eller tvåår från det datum då du betalade skatten, vilken som är senare, om du lämnar in en fordran på kredit eller återbetalning efter att du har skickat din retur. Håll rekord för sjuår om du ansöker om förlust från värdelösa värdepapper eller skuldavdrag "(IRS).

Läs mer:

Vad räknas som företagsinkomst i Kanada?

Vilka företagskostnader kan dras av?

Faktum är att Canada Revenue Agency (CRA) säger att "om du skickar din avkastning i tid, behåll dina register för en minst sex år efter slutet av beskattningsåret som de hänför sig till ", men de sex åren är från slutet av den period för vilken avkastningen lämnades in, så för en avkastning som lämnades in 2015 måste du hålla journalerna fram till 31 december 2021 (en dag mindre än sju år). De flesta företag behåller sina register i sju år för att undvika förvirring.

Om dina uppgifter är i elektronisk form måste de vara tillgängliga i ett format som kan läsas av CRA. För mer information om krav på elektronisk registrering, se CRA cirkulär IC05-1R1 elektronisk registrering.

IRS kan acceptera elektroniska bokföringsregister från populäraste redovisningsprogram och kan begära dessa för att minska tryckt papper och minska behovet av uppföljningsförfrågningar.

Vad om jag appellerar en skattedömning?

För kanadensiska avkastningar försäkrar CRA också att om du har lämnat in en skattemotion eller överklagande, borde du behålla dina handlingar tills problemet är avgjort, och tills tidsfristen för inlämning av ytterligare överklagande har löpt ut (vilket kan innebära att du registrerar en särskilt räkenskapsår längre än sex år).

Detsamma gäller när man tilltalar en amerikansk skattedömning - behåll alla poster tills överklagandet är klart.

Observera också att när man överklagar en skattedömning förutom att hålla kopior av all papperskorrespondens bör du också hålla skriftliga register över varje möte eller telefonsamtal med skattemyndigheter, inklusive datum, tid och ämnesomgång. Att hålla grundliga register ökar dina chanser för en framgångsrik överklagande.

Kan jag få en undantag till sexårsregeln?

Om du vill skicka din företagsrekord i Kanada innan den sexåriga lägsta perioden är över måste du få skriftligt tillstånd från chefen för ditt skattekontor. Blanketten att använda för detta är T137, Begäran om förstörelse av böcker och skivor. Canada Revenue Agency kan eller får inte bevilja ett undantag. Om du förstör ditt papper eller elektroniska dokument innan sex år utan tillstånd från CRA kan du bli föremål för åtal.

Observera att CRA kan kräva att vissa eller alla poster behålls för en ytterligare tidsperiod.

Vad händer om jag stänger min verksamhet?

Om ditt företag inte är inbyggt (till exempel det är en ensamföretag eller ett partnerskap) måste du också behålla dina poster i sex år från slutet av det senaste skatteåret. Ett inbyggt företag måste behålla poster i två år från bolagets upplösning.

Vad om mina rekord är förlorade, stulna eller förstörda (genom eld, översvämning etc.)?

Om du har begärt avdrag men inte kan framställa lämplig dokumentation vid begäran av CRA eller IRS, kommer dina anspråk förmodligen att nekas. Om skivorna har blivit stulna eller förstörda av Guds handlingar eller om du kan bevisa stöld eller förstörelse, till exempel fotografier av skadan, kopior av polis eller brandrapporter mm kan CRA / IRS titta på din påstår mer positivt. Men när anspråk på avdrag är bevisbörden på skattebetalaren.

Det är ditt ansvar att vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina papper / elektroniska böcker och dokument är skyddade, vare sig de hålls på egna lokaler eller av tredje part (till exempel en revisor eller bokförare). Säkerhetskopior ska göras och förvaras i säkert lagringsutrymme eller (för elektroniska dokument) på backupmedia eller på molnlagring.

Om du inte har säkerhetskopior måste du göra allt för att rekonstruera dina poster genom att kontakta banker, kreditkortsföretag, leverantörer etc. för kopior av dina poster. Du kan också kräva hjälp av en skattadvokat att förhandla med CRA eller IRS.

Se även:

Maximera ditt företag inkomstskatt avdrag

7 tips för att hålla företagsrekord organiserad

Så här hanterar du ditt arkiveringssystem

Tillbaka till> Vanliga frågor om inkomster i Kanada


Video Från Författaren:

Relaterade Artiklar:

✔ - Tips för delegering

✔ - De 9 bästa småböckerna att köpa i 2019

✔ - Vad är en Blogging Platform?


Översättning Dela Detta Med Dina Vänner!