Författarens Blogg Om Ekonomi Och Business

Bra idéer för ett effektivt evenemangsregister


Registrering är den första kontakten med dina gäster, och en smidig incheckningsprocess håller spänningsnivåerna höga och ställer in tonen för en bra händelse. På baksidan kan en oorganiserad och tidskrävande upplevelse lämna publiken mumlande hela vägen tills din händelse slår av. Med så mycket ridning på registreringsbordet vill du definitivt få det rätt första gången. Följ den här checklistan för att se till att du får en bra start.

Större är bättre

Enkel matte berättar för oss att stora folkmassor kommer att kräva mer arbetskraft om du vill undvika långa linjer. Jag rekommenderar en ledsagare för varje hundra gäster, och en floater för varje tvåhundra gäster. Så långt som bord behöver, anta två skötare per åtta fot bord och lägg till ett extra bord till denna beräkning för leveranser och arbetsytor.

Håll dig uppkopplad

Du vill inte springa genom salarna som söker ett eluttag eller en internetanslutning, så var noga med att få dessa linjer att rinna till din bord i förväg. Du vill också ta med en bärbar dator även om du inte planerar att använda den. Online-åtkomst kan vara till nytta om du behöver kontrollera e-postmeddelanden eller hjälp förlorade gäster hittar sig till och från arenan. Sist men inte minst, kolla belysningssituationen. Om korridoren är svagt tänd så kanske du vill lägga till några skrivbordsljus för att hjälpa till med att läsa dina listor.

Glöm inte kontorsmaterial

Varje planerare bör ha en tacklingslåda fylld med kontorsmaterial som tejp, sax och ett sortiment av markörer. Andra anmärkningsvärda saker för din förpackningslista inkluderar tomma namntecken, tabellnummer och reserverade tecken att använda efter behov. Ja, din plats kommer att ha tillgång till de flesta av dessa saker, men tiden och frustrationen du sparar genom att ha dem bredvid dig är ovärderlig.

Förbättra svaren

En av de största störarna till din "registreringsrytm" kommer att vara ett spärr på enkla frågor från både volontärer och deltagare. Du kan förhindra att dessa förfrågningar saktar ner registreringsraden genom att skapa en hjälp tabell. Du kommer bli förvånad över hur mycket effektivare incheckningsbordet kan springa när du har en dedikerad person som svarar på frågor som "var är badrummet?"

Förbli öppen

Det är viktigt att hålla minst en person på registreringsbordet under hela evenemanget. Du vill inte ha ett relativt litet problem att snöboll till något större eftersom ingen var tillgänglig för att hjälpa. Det händer vanligtvis när gästerna tvingas se någon annanstans när ditt lag inte kan hittas. Det tar bara en dåligt tidsbestämd badrumsavbrott för att skicka en otålig deltagare till köket för att begära en sallad utan lök!

Håll dina vänner nära

Det finns några kontaktnummer du vill bli bra innan evenemanget slår av. Den första är mobilnumret för din platskoordinator. Det kommer inte vara dags att skura byggnaden när pappershanddukarna går ut i badrummet, så det här numret är ett absolut måste. Ett annat bra antal att ha för livsmedelsrelaterade problem är cateringchefens. Slutligen bekräfta de bästa nödnumren för polisen och brandkåren. Vissa hotell har egen säkerhetspersonal som ofta är den bästa kontaktpunkten i dessa situationer.

Registreringstabeller ska ge mer än bara ett välkomstskylt och namnetikett. Från gästperspektivet representerar de kundtjänst för ditt evenemang. Men för att kunna leva upp till denna förväntan måste du vara förberedd. När allt kommer omkring, om gästerna inte kan göra det förbi registreringen, kommer resten av planeringsarbetet att gå obemärkt.


Video Från Författaren:

Relaterade Artiklar:

✔ - Adobe Acrobat X Pro Review - Vad är nytt och förbättrat

✔ - Top Online Construction Safety Courses

✔ - EverydayFamily - Blöjor för ett år Sweepstakes


Översättning Dela Detta Med Dina Vänner!