Författarens Blogg Om Ekonomi Och Business

Bra Office Management för ditt lilla företag

Bra Office Management är bra för din bottenlinje


Disorganisering och förvirring är irriterande, men de är också helt enkelt dåliga för företag. Tänk på det som en formel om du gillar: kaos ökar lika med vinstminskning. Svaret? Bra kontorsledning. Så här kan du använda bra kontorshantering för att styra kaos i ditt lilla företag:

1. Fastställa rutiner för kontor och hålla fast vid dem.

Rutinmässiga uppgifter behöver rutinprocedurer om du vill hålla dig organiserad och hålla sakerna smidigt. Ställ in rutiner för hantering av pappersarbete och kontorsystem. Till exempel, om möjligt, varje bit papper som kommer in på ditt kontor ska hanteras en gång, ageras på och arkiveras - inte slumpvis staplas på ett skrivbord. På samma sätt bör digital kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden, prioriteras och ageras omedelbart om möjligt eller flaggas för framtida åtgärder.

Kontorsystem, inklusive stationära datorer, bärbara datorer, filservrar, multifunktionsskrivare och mobila enheter, behöver både administration och nödprocedurer. När systemet kraschar eller en datorrelaterad utrustning misslyckas kräver bra kontorsförvaltning att alla på ditt kontor behöver veta vem man ska ringa och vad man inte ska göra (till exempel försök att åtgärda problemet själva som normalt skapar sämre problem). Lär dig hur du skyddar dina kritiska företagsdata.

2. Skapa tydligt avgränsade ansvarsområden.

Bra kontorshantering beror på att människor vet vilka som är ansvariga för vad - det är människor som är ansvariga som får saker att göra.

Vad skulle hända, till exempel om inköp för ditt lilla företag gjordes av vem som helst när? Skulle du kunna hitta skrivarpapper när du behövde det? Att sätta en person ansvarig för att beställa all utrustning och förnödenheter löser problemet och håller sakerna i gång. Har anställda maila den utsedda personen eventuella förfrågningar om leveranser, eller skriv en handskriven lista på ett tydligt ställe där folk kan lägga till vad de behöver.

Det är detsamma med (dator) systemadministration. Du måste ha en person ansvarig för säkerheten i dina datorsystem och hålla reda på saker som konton, lösenord och programvara. Använda molnbaserade system för kontorsapplikationer är redovisningssoftware och datalagring en idealisk lösning för småföretag, men du behöver fortfarande ha en betrodd person som är behörig att utföra administrativa uppgifter som att lägga till / ta bort användare, tilldela behörigheter etc. för din kontor för att löpa smidigt.

3. Håll journaler - och behåll dina företagsrekord uppdaterade.

Att hålla journaler låter som den enklaste delen av bra kontorshantering - tills du överväger behovet av att hålla dessa dokument både tillgängliga och uppdaterade. Så gör uppdatering poster ett kontor rutin. När du exempelvis får en ny kund eller kund, tar det bara ett ögonblick att komma in i din kontaktdatabas. Då tar det bara ett ögonblick eller två att uppdatera posten efter att du har pratat med honom i telefonen.

(Observera också att de flesta jurisdiktioner har sekretessakter som reglerar hanteringen av kundinformation.)

4. Ta en promenad genom ditt kontor och ha en sitta.

Är ditt kontor ett exempel på rymdhantering eller rymdmishantering?

När man går genom kontoret måste man omvända hinder eller riskera att snubbla över något?

När du sätter dig vid ett skrivbord kan du faktiskt jobba bekvämt där? Är saker logiskt ordnade så att de saker som du skulle använda mest vid skrivbordet är närmaste till hands?

Det finns massor av saker som stryks i kontor nuförtiden, från skrivaren står genom arkivskåp. För god kontorshantering måste du vara säker på att alla saker på kontoret är ordnade för maximal effektivitet och maximal säkerhet. Grunderna för små och hemkontorsdesign ger tips för att möta ditt kontorets kraftsystem, belysnings- och ventilationsbehov för att göra det till ett säkrare, bättre utrymme att arbeta.

5. Planera det tråkiga arbetet.

Det är för lätt att avlägsna saker som du inte gillar att göra, och de flesta affärsmän tycker inte om uppgifter som arkivering, frakt och mottagning eller bokföring - till och med kontorschefer. Tyvärr fungerar ett kontor, som ett kök, inte bra utan att sysslorna görs.

Om du är en liten företagare som inte kan tilldela vad du ser som tråkigt eller obehagligt arbete till någon annan, tvinga dig själv att ta sig till det regelbundet genom att schemalägga tid varje vecka för den. Ta en morgon eller eftermiddag till exempel och spendera kallt samtal, återvänder icke-prioriterade e-postförfrågningar, gör sociala medier, lägger på bokföring eller uppdaterar posterna. Gör det tillräckligt med veckor och det blir en bra kontorshantering vana.

6. Delegera och outsourca.

I en perfekt värld skulle alla bara göra vad han eller hon hade tid att göra och gjorde det bra. Eftersom världen inte är perfekt, istället gör många människor saker som de inte har tid eller talang att göra bra.

Delegering och outsourcing kan inte bara förbättra ditt lilla företags kontorshantering utan låta dig fokusera på dina talanger också och därigenom förbättra din botten. En deltid eller virtuell assistent kan hantera många av dina kontor eller administrativa uppgifter. För mer om delegering, se Beslut att delegera.

7. Gör affärsplanering en prioritet.

Många småföretagare spenderar sina dagar som skådar och reagerar och undrar då varför de verkar snurra sina hjul. Affärsplanering är en viktig del av god kontorsledning och behöver vara en del av din vanliga rutiner för kontorsledning.

Framgångsrika småföretagare spenderar tid varje vecka på affärsplanering, och många använder dagliga affärsplaneringssessioner som ett verktyg för målinställning och tillväxt.

Denna affärsplaneringsguide är en utmärkt grund för att få dina affärsplaneringsarbeten på gång. det lägger fram en affärsplaneringsram för ditt lilla företag och ger resurser på allt från att skriva ett visionsförklaring genom reglerna för att fastställa affärsmål.

Om du har personal involverar du dem i affärsplanering, antingen formellt eller informellt.

Du kommer att älska skillnaden

Låt inte kaos störa affärer. När du börjar tillämpa dessa sju principer om bra kontorshantering kommer du bli förvånad över den skillnad som bra kontorsledning gör - och hur mycket mer affärer du gör.

Se även:

Varför Cloud Computing är idealisk för småföretag

Mastering ditt arkiveringssystem

Så här skapar du ett dokumenthanteringssystem

10 tips för att organisera datafiler


Video Från Författaren: Why we have too few women leaders | Sheryl Sandberg

Relaterade Artiklar:

✔ - Det bästa företaget att börja i en dålig ekonomi

✔ - Skillnaden mellan frilansare och entreprenörer

✔ - Tidsbesparande appar för småföretagare


Översättning Dela Detta Med Dina Vänner!